La Archivística y Gestión Documental ayuda a combatir actos de corrupción en instituciones públicas y privadas

Entrevista a la Dra. Aída Mendoza, Coordinadora de la carrera que únicamente se brinda en la UCSS.

Redacción CampUCSS

¿Cuál es la función de un archivero o gestor documental en la sociedad? ¿Tiene que ver con nuestro derecho al acceso a la información?

La función del archivero es “asumir el ciclo vital de documentos”, entiéndase, desde la creación del documento (sean papeles o archivos digitales) hasta su destino final, cuando aplicamos los procesos de organización documental, descripción archivística y valoración documental, para instituciones públicas o privadas.

Esta carrera necesariamente se vincula con nuestro derecho de Acceso a la Información, porque trata de la transparencia, rendición de cuentas documentada mediante los archivos y aportar así en las pesquisas para sancionar eventuales actos de corrupción en la función pública o privada.

¿Es una carrera nueva o ha ido cambiando de nombre con los años?

En Perú, esta carrera empezó a funcionar formalmente en agosto de 2010, pero la necesidad de archivar documentos existe hace siglos, y la función es asumida doctrinariamente por los especialistas a través de importantes trabajos, a fines del siglo XIX, podemos citar el Manual de Archivos publicado por los archiveros holandeses en las postrimerías de ese siglo.

¿Por qué es una carrera que va tan de la mano con la tecnología?

En los 90s surgen las leyes sobre tecnologías aplicadas a los archivos en diversos países, incluido América Latina, con la conversión de los documentos de papel a la digital y además tenemos los documentos electrónicos de origen o si se prefiere nativos.

La necesidad de acceder a la información con inmediatez exige la digitalización de los documentos, porque el servicio será inmediato o en tiempo real, además de poder transmitir la información a destinatarios en cualquier lugar del mundo 24/7.

¿Cuáles herramientas digitales debe conocer un archivero? ¿Programas de edición de imágenes, 3D, aplicaciones, ofimática?

El archivero debe estar familiarizado con toda aplicación o programa que permita organizar datos masivos y archivos complejos. Los mejor preparados pueden diseñar softwares en formatos abiertos, que es lo más conveniente para el tratamiento de documentos.

Por lo tanto, si hablamos de herramientas digitales o programas, el archivero actual debe poder manejar grandes cantidades de información y las herramientas digitales que le facilitan cumplir con su labor.

¿Cuáles son los mercados laborales en los que un archivero puede competir y buscar empleo? ¿También en el extranjero?

Toda institución, pública o privada, mediana o grande requiere del personal de archivos. Se trata de equipos de archiveros para conducir el Sistema Institucional de Archivos y el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) de toda organización.

¿Cuáles son los retos que enfrenta un archivero en la actualidad? (por ejemplo, la misión de transparencia en las instituciones públicas y privadas, ¿se puede trabajar desde casa?, ¿Qué nuevos programas digitales existen y para qué sirven específicamente?)

Los gobiernos trabajan fuertemente en transparentar los asuntos públicos, las democracias protegen sus archivos como soporte de la transparencia y la lucha contra la corrupción.

Sí es posible trabajar desde casa, pero es necesario y urgente que se implementen los SGDEA. Con este sistema se puede trabajar desde cualquier parte del mundo donde se conecte a Internet.

Programas o software de gestión documental hay muchos, pero debe cumplir los requisitos administrativos, jurídicos y tecnológicos para minimizar los posibles riesgos de pérdida de información.

¿Existe una problemática en torno a la carencia de archiveros en el país? (Pensando en digitalizar las instituciones públicas, la misión de Transformación Digital en las grandes empresas o alguna situación que conozca).

Se requieren archiveros preparados para asumir la digitalización de la gestión documental. La UCSS trabaja con los estudiantes en ese sentido. Tanto en la actividad pública como privada, la Transformación Digital resulta un imperativo por la situación de pandemia que vivimos, por lo tanto, los archiveros están incursos enteramente en esto.

¿Parte de su labor también es digitalizar un contenido y subirlo a “la nube” de una empresa o publicarlo en internet, ¿no? ¿Existen leyes que amparan su trabajo en internet o en las legislaciones de algunos países?

Aún es necesario investigar para disminuir los riesgos y precisar los beneficios de la externalización del almacenamiento en la nube y su procesamiento por un proveedor, así como en precisar los acuerdos contractuales, certificaciones, etc. y en la contratación externa del gobierno respecto de sus documentos y programas de las organizaciones. Legislación en concreto aún falta.

Publicado en

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.