Aída Luz Mendoza Navarro
Tanto México como Cuba fueron destino de importantes eventos académicos sobre documentos digitales a los cuales tuve la suerte de asistir y compartir con destacados especialistas en el campo de los archivos en ambiente digital.
En Ciudad de México, durante los días 12 a 14 de febrero, asistí a la Conferencia “The Preservation and Archiving Special Interest Group” (PASIG por sus siglas en inglés) en el Colegio de México, donde asistieron alrededor de 150 personas provenientes de 12 países de diferentes partes del mundo.
Las reflexiones sobre la preservación de los documentos digitales motivaron a los presentes a contribuir posiciones sobre temas muy específicos. Por ejemplo, la necesidad de contar equipos especializados para visualizar la información en medios digitales, cosa que no ocurre con el material en papel. También se discutió sobre los desafíos que se presentan para su preservación en el tiempo, teniendo en consideración que gran parte de la información que se produce digitalmente se debe conservar por largos periodos de tiempo y, en ciertos casos, indefinidamente por constituir patrimonio documental de las naciones.
Es así como se expusieron una serie de estrategias y acciones para asegurar que la información en medio digital esté accesible en el futuro. Si bien la migración de la información es uno de los mecanismos para preservar la información, también se mencionó los riesgos de pérdida cuando se aplica. Otro tema que se señaló como importante a tener en cuenta es el de la sustentabilidad en la administración de la tecnología y las condiciones económicas que su aplicación demanda. Se enfatizó en los costos de la migración que aún se mantienen altos.
Se mencionó, por uno de los expositores, que son veinte años de desafíos en los que se viene trabajando para ver si los datos están respaldados pensando en el largo plazo. En consecuencia, hay que identificar roles y responsabilidades para la preservación de los materiales digitales, documentando toda acción a tomar, para saber lo que se está haciendo bien y lo que se está haciendo mal a fin de tomar medidas correctivas oportunas, y detectar donde se necesita ayuda, programando evaluaciones que permitan visualizar los errores.
Empresas proveedoras de almacenamiento
Estas empresas estaba bajo los requerimientos de almacenamiento contemplando: los costos, la flexibilidad, contenido integral de la información y su seguridad, permanencia de la información, performance, soporte y transparencia. Los proveedores de los servicios de almacenamiento ofrecen diferentes tipos de servicios en sistemas digitalizados, herramientas de información, capacitación, desarrollo de software, a diferentes costos, siendo trabajado conjuntamente el sistema de preservación de la información. En ese contexto, el almacenamiento de la información siempre tendrá como objetivo recuperarla solucionando los problemas de preservación digital y planteándonos interrogantes sobre: ¿Qué necesitamos?, ¿Cómo almacenamos refrescando la información?
Gran parte de los expositores presentaron diferentes necesidades de almacenamiento de la información por las empresas y de preservación digital. Además, uno de ellos, con mucho acierto, señaló que se debe contemplar: los criterios y requisitos para el proveedor, áreas de brecha de los usuarios, y precisó que los criterios que se manejan para una organización no son aplicables para todas las organizaciones, cada una deberá establecerlos según sus propias necesidades.
En líneas generales los especialistas coincidieron en que la preservación digital de la información es un problema donde hay diversos actores involucrados que tienen que identificar los retos, hacer propuestas concretas de soluciones que permitan garantizar el uso de la información en el largo plazo. Se destacó, igualmente, que la preservación en la era de los documentos digitales es de vital importancia, precisando que no se trata de un problema de infraestructura tecnológica sino, esencialmente, de procedimientos que se deben implementar para viabilizar la preservación digital.
Interés de la preservación digital y de papel en Cuba
En Cuba-La Habana tuvo lugar el Simposio de Diseminación de Resultados de Investigación para América Latina y el Caribe del proyecto InterPARES (IP), dedicado a la preservación a largo plazo de documentos en sistemas electrónicos. Este evento se realizó en la Casa de las Américas el 18 de febrero.
En el año 2005 se desarrolló el Coloquio Internacional sobre el Patrimonio Documental en papel y digital en La Habana donde la Dra. Luciana Duranti directora de IP nos convocó a un grupo de especialistas en Archivos de Latinoamérica, para integrar el denominado Caribbean and Latin American InterPARES Dissemination, CLAID Team por sus siglas en inglés como un equipo colaborador de las investigaciones de IP.
Debo resaltar que InterPARES (IP), dirigido por la Dr. Luciana Duranti, con sede en la Universidad de Columbia Británica Vancouver-Canadá, es el proyecto de investigación más extenso en el tiempo en el mundo. Formó una red de investigación internacional y multidisciplinaria de gran cobertura. En el 2019, InterPARES Trust, concluirá la cuarta fase del proyecto.
Con ese motivo se realizó el simposio internacional final en Cuba con la participación del Clead Team, que es parte de los equipos colaboradores del Proyecto en el que participan investigadores provenientes de América, Europa, África, Asia y Australasia. La investigación dirigida a los archivos sumó muchos logros o productos que actualmente son diseminados y aplicados en muchas partes del mundo con clara influencia en la determinación de políticas, medidas legislativas y prácticas aplicadas a los documentos digitales en todo el mundo.
En este simposio final, concurrieron, además del Clead Team investigadores de los equipos europeo, norteamericano y africano para presentar algunas de las conclusiones sobre InterPARES Trust y sus experiencias e impacto en la vida profesional durante los 20 años de IP.
IP convocó la participación de quienes colaboramos con el Proyecto, integrando un panel en el que expresamos el impacto de 20 años que ha durado el proyecto, en nuestro campo profesional. Procedimos a referir las actividades realizadas como colaboradoras del IP en un panel integrado por: Claudia Lacombe Rocha, Brasil; Rosely Rondinelli, Brasil; Alicia Barnard, México; Aída Mendoza, Perú; Anna Szlejcher, Argentina; Arien Gonzalez, Cuba; Mayra Mena Mujica, Cuba, y Sharon Alexander-Gooding, Barbados. Las panelistas destacamos nuestra experiencia en IP y cómo esta importante investigación ha incidido en nuestro campo profesional. Al respecto me centraré en lo que he podido desarrollar personalmente respecto de IP.
Uno de los compromisos de mi estadía en Vancouver-Canadá en el año 2005, en la que pude conocer el funcionamiento y avances de IP, fue la diseminación de los cocimientos y la información recogida durante esa estancia. Tanto en Quito-Ecuador como en Bogotá-Colombia presenté IP ante la comunidad archivística de esos países, gracias al apoyo de los directores del Archivo Nacional de Ecuador y del Archivo General de la Nación de Colombia de ese entonces, luego surgieron una serie de actividades académicas que me permitieron seguir diseminando los hallazgos y productos de IP hasta la actualidad.
¿Qué les espera a los futuros egresados en Archivística?
En la formación profesional de los futuros archiveros en la Universidad Católica Sedes Sapientiae (UCSS), mi opinión como docente y coordinadora del Programa de Archivística y Gestión Documental (AyGD) de la Facultad de Ciencias de la Educación y Humanidades que forma a los licenciados en archivos, consideré importante incluir en el Plan Curricular los cursos que pudieran recoger los avances de IP.
El curso de Valoración de Documentos Electrónicos (VIII Semestre) recoge importantes temas como la autenticidad, la valoración y los lineamientos para la preservación de documentos digitales a largo plazo de vital. Otro tema imprescindible de abordar en el curso es la cadena de preservación en especial su recomendación sobre las tablas de retención de documentos, la valoración de los documentos para su preservación permanente y la transferencia de archivos digitales son tratados ampliamente acudiendo a las publicaciones de diversos autores de IP, siendo de especial interés la preservación a largo plazo de documentos digitales transferidos al repositorio histórico y el rol del conservador en esa fase del ciclo vital.
Asimismo, se incluyen las actividades de Valoración para la preservación a largo plazo de documentos digitales de valor permanente y se desarrollan las actividades específicas que IP analizó y recomendó para la valoración de documentos digitales para su preservación a largo plazo. De otro lado, se enfatiza en el marco de referencia sobre principios para definir políticas, estrategias y estándares para preservación de documentos digitales y los principios para la definición de políticas de Valoración de documentos digitales, bajo el modelo de IP.
En el mismo sentido, como coordinadora del Programa de AyGD me he permitido orientar la inclusión de determinados temas vinculados a los documentos digitales e IP en los cursos de: Diplomática del documento electrónico, Gestión de documentos electrónicos de Archivo y con el cambio de Plan Curricular, actualmente, en el curso de Gobierno digital se introduce lo desarrollado por IP respecto de principios de políticas para la preservación de documentos digitales en el gobierno.
Otras actividades como partícipe del Clead-Team de IP han tenido lugar a través de eventos académicos nacionales e internacionales (conferencias, seminarios, talleres, cursos de capacitación, etc.) en las que he participado y participo hasta la actualidad a lo largo de estos últimos 20 años, además de constituir obligadas fuentes bibliográficas citadas en mis artículos y libros publicados en diversos medios nacionales y extranjeros.
El proyecto InterPARES e InterPARES Trust atendieron diversos temas vinculados a los archivos digitales en varios campos de dominio que debemos aprovechar en la formación de los estudiantes de AyGD en la UCSS. Se necesita archiveros competentes para asumir la atención de los archivos de manera suficiente y que mejor fuente de información que la que nos ofrece los trascendentes Proyectos internacionales de investigación para afianzar la formación e impartir sólidos conocimientos a los futuros archiveros peruanos en el campo de los documentos digitales de archivo.