Por: Carlos Martínez Suárez, docente de Archivística y Gestión Documental
Cada 10 de mayo se conmemora el Día del Archivero Peruano, una fecha que resalta la importancia del trabajo de quienes velan por la preservación de los documentos en nuestras instituciones. Los archiveros no se limitan a almacenar documentos antiguos; son responsables de garantizar que las acciones del Estado queden debidamente registradas, organizadas y disponibles para consulta. Gracias a su labor, las entidades públicas pueden rendir cuentas, y los ciudadanos tenemos la posibilidad de conocer las decisiones que se toman y las razones detrás de ellas. Sin una gestión adecuada de los archivos, no puede haber transparencia ni confianza en las instituciones.
En el Perú, el trabajo archivístico se enmarca en un sólido marco legal. La Ley N.º 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, establece las pautas para la organización y conservación de los documentos públicos. Asimismo, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley N.º 27806) asegura que cualquier persona pueda solicitar información al Estado y obtener respuestas veraces. El papel del archivero es fundamental: si los documentos no están debidamente organizados y accesibles, este derecho no puede ejercerse plenamente. Por tanto, los archivos son un componente esencial del buen funcionamiento administrativo.
No obstante, alcanzar una transparencia real requiere más que solo tener buenas intenciones. Los archiveros deben asegurar que la documentación esté completa, accesible y comprensible, enfrentando además el desafío de proteger la información sensible, como datos personales o documentos confidenciales. La UNESCO, mediante su Declaración Universal sobre los Archivos, destaca que la correcta gestión documental es indispensable para garantizar tanto la transparencia como la seguridad administrativa. En definitiva, el trabajo archivístico es clave para que la ciudadanía pueda ejercer vigilancia sobre las autoridades.
Otro desafío importante es la formalidad, entendida no solo como cumplir requisitos externos, sino como la aplicación rigurosa de procedimientos técnicos que aseguren la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos. Principios como el de procedencia (respetar el origen de los documentos) y el mantenimiento del orden original son esenciales. Estándares internacionales, como la ISO 15489, destacan que si no se resguardan estas características, los documentos dejan de tener valor probatorio. Para el archivero peruano, aplicar estos estándares significa asegurar que cada documento represente de manera precisa los hechos y pueda utilizarse como prueba válida.
La transformación digital añade un reto adicional. Convertir documentos en papel a formato digital no es simplemente escanearlos y guardarlos electrónicamente: requiere asegurar que sean igualmente fiables y accesibles a largo plazo. Esto implica gestionar metadatos, utilizar firmas digitales, controlar accesos y garantizar la validez de los documentos digitales en el tiempo. Como señala Martínez (2021), la era digital, junto con las demandas de la política anticorrupción, el buen gobierno y el acceso público a la información, plantea un desafío crucial para avanzar hacia una gestión archivística de calidad.
Además, la resistencia al cambio dentro de las instituciones sigue siendo un obstáculo. Persisten prácticas informales en el manejo de documentos, lo que dificulta mantener su integridad. Esto no es solo una cuestión administrativa pues, sin una conservación documental adecuada, la administración pública pierde capacidad para auditar, investigar o rendir cuentas, debilitando la transparencia y abriendo puertas a la corrupción.
Superar estos desafíos requiere más que la voluntad de los archiveros. Es necesario fortalecer la profesión mediante capacitaciones continuas, recursos adecuados, herramientas apropiadas y, sobre todo, respaldo institucional. Los archiveros deben ser reconocidos como un componente estratégico dentro de las entidades públicas. Contar con instrumentos sólidos de gestión documental, como cuadros de clasificación y tablas de retención, y aplicarlos de manera coherente en todas las áreas es clave para asegurar tanto la formalidad como la transparencia.
En resumen, este Día del Archivero Peruano es una oportunidad para reconocer que la labor archivística trasciende el simple acto de guardar documentos. Implica garantizar la transparencia estatal, la disponibilidad de información y el registro formal de los actos administrativos para su verificación. Transparencia y formalidad no son aspectos separados sino, más bien, son complementarios y dependen del compromiso y la profesionalización de quienes ejercen esta labor. Enfrentar los retos actuales es fundamental para fortalecer la confianza ciudadana en las instituciones y conservar el patrimonio documental del país para las generaciones venideras.
Referencias:
- Ley N° 25323 – Ley del Sistema Nacional de Archivos (1991).
- Ley N° 27806 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2002).
- UNESCO/Consejo Internacional de Archivos (2011). Declaración Universal sobre los Archivos.
- ISO – Organización Internacional de Normalización (2001). Norma ISO 15489-1:2001, Información y documentación – Gestión de documentos de archivo.
- Martínez Suárez, C. (2021). La gestión archivística en el Perú y la transformación digital. Revista del Archivo General de la Nación, 36(1), 153-161.
- Mendoza, A. L. (2004). Transparencia vs. corrupción: los archivos, políticas para su protección. Lima: Textos Editores.
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