Por: Dra. Aída Mendoza Navarro, coordinadora del Programa de Archivística y Gestión Documental
En el Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Viena en 2004, más de 2,000 participantes solicitaron a las Naciones Unidas la creación de un Día Internacional de los Archivos. Esta propuesta fue acogida por la Asamblea General del ICA, que en noviembre de 2007 oficializó el 9 de junio como la fecha para su celebración. La elección de este día conmemora la fundación del Consejo Internacional de Archivos (ICA, por sus siglas en inglés), instituido el 9 de junio de 1948 bajo los auspicios de la UNESCO. Desde ese momento cada año los países integrantes del ICA, entre los cuales, se encuentra el Perú, realizan una serie de actos, reuniones, conferencias, actividades virtuales vía Internet, que nos llevan a reflexionar sobre cómo atenderlos, mejorarlos, u optimizar su funcionamiento, y sobre todo garantizar la preservación de los documentos de ayer y de hoy, para que mañana sigan siendo tan o más útiles que en el momento de su producción en las oficinas de las instituciones, porque todas generan documentos de archivo en diferentes soportes todavía en papel y en todas las variantes que los sistemas digitales nos proveen.
Tengamos presente que el 9 de junio, fecha instituida para resaltar la importancia de los archivos públicos y privados, lleva como objetivo sensibilizar a la sociedad sobre la preservación de los testimonios históricos y evidencias documentales de las gestiones realizadas por las organizaciones, y ese debe ser también nuestro propósito. Definitivamente, no existe ni puede existir una entidad, organización o institución, como se le quiera denominar, donde el desarrollo de sus funciones y actividades se realicen sin mediar la producción de los documentos de su gestión.
Para quienes trabajamos con o en los archivos; en las instituciones o en la formación de archiveros, archivistas o archivólogos—términos utilizados para referirse a estos profesionales en distintos países de habla hispana—su valor es incuestionable. Debemos entender que los archivos desempeñan un papel fundamental en la sociedad, pues garantizan la transparencia, preservan la identidad cultural y protegen los derechos ciudadanos. No necesitamos convencernos ni que nos convenzan sobre la importancia de los archivos y sus documentos. Sin embargo, no toda la sociedad comprende su valor con la misma profundidad. Por ello, quienes formamos parte de la labor archivística tenemos la misión de transmitir su relevancia y concienciar a los demás. No es una tarea fácil, lo sabemos, pero nuestra misión es esa y debemos seguir realizándola con no poco esfuerzo, como dijo alguien: “Si no nosotros, ¿quién por nosotros?” Con mucha fuerza y voluntad, seremos los mejores emisarios de los archivos en cada espacio donde nos encontremos.
Cuando repetimos, los archivos conservan documentos que fundamentan los derechos y las obligaciones de los ciudadanos y deben estar al servicio de ellos cada vez que los requieran ¾diversos especialistas en archivos se han pronunciado, constantemente, en el mismo sentido ¾ asumimos una verdad indiscutible: los archivos son fuente valiosa de información. No se necesitan mayores argumentos para respaldar esta afirmación: basta con observar la historia de la humanidad, reconstruida a través de millones de libros fundamentados en fuentes primarias, los documentos de los archivos. Su valor y utilidad están, por tanto, categóricamente demostrados.
La múltiple utilidad de los archivos, como para la justicia, los derechos ciudadanos, la necesidad de información para fiscalizar democráticamente la gestión gubernamental, el derecho a acceso a la información, a la transparencia y la rendición de cuentas documentada que demandan los ciudadanos, etc., solo puede ser eficaz si conservamos los documentos como fuentes probatorias de los hechos y derechos de la sociedad. Pero esto no termina allí, porque el valor de los archivos trasciende en el tiempo, progresivamente, conforme se va registrando cada actividad, hecho o acto jurídico administrativo o jurisdiccional, de las diversas áreas en las que las personas se desenvuelven: social, económica, cultural, científica, artística, política, etc. Siempre los documentos serán requeridos porque contienen la información que sus usuarios necesitan.
Por lo expuesto, se trata de una celebración de gran importancia aunque muchas veces no es percibida así por la sociedad en su conjunto, sin embargo, el valor de los archivos nos debe llevar a impulsar a quienes tienen el poder de decisión para su atención porque se requiere velar por su seguridad y conservación; y por supuesto aquellos documentos que tienen la categoría de históricos, que son los valiosos testimonios del pasado ameritan especiales condiciones de preservación, porque reflejan los momentos más trascendentes de la humanidad en su continua evolución, con sus errores y sus aciertos, con momentos que nos emocionan gratamente y otros que lamentamos. Cada instante de nuestra existencia queda registrado en documentos que conforman los archivos de la humanidad. Desde tiempos milenarios, estos registros han evolucionado en sus soportes: de las antiguas tablillas de arcilla al papiro, luego el pergamino, pasando por la extensa era del papel, medios magnéticos, hasta llegar a los archivos digitales de la gestión de hoy, todos ellos preservan nuestra memoria. Y en el futuro, ¿qué nuevas formas surgirán para garantizar la conservación de nuestro legado? Por ello, cada año, las instituciones archivísticas de todo el mundo llevan a cabo diversas actividades para concienciar a la sociedad sobre la importancia de los archivos y su impacto en la historia de la humanidad.
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