Los expedientes judiciales juegan un rol decisivo como evidencia de la administración de justicia, así como la rendición de cuentas frente a casos de corrupción. La Dra. Aída Luz Mendoza Navarro, coordinadora de la carrera profesional de Archivística y Gestión Documental1 de la UCSS, nos muestra la importancia de esta documentación a propósito de su participación en el Seminario “Transparencia, acceso a la información pública e importancia de los archivos judiciales”, realizada el 26 de julio pasado, en Guatemala.
La transparencia de la gestión pública para todo funcionario debe ser una obligación de primer orden, no solo porque exista una ley que así lo exija, sino porque, en principio, el funcionario está al servicio del Estado y lo representa por delegación.
Los magistrados del sistema judicial son funcionarios públicos, por lo tanto les alcanza la norma que exige transparencia, ellos son tan funcionarios públicos, como los que se desempeñan dentro del Poder Ejecutivo y el Poder Legislativo y siendo la esencia de su labor el administrar justicia tanto la transparencia, como la rendición de cuentas, deben ser dos elementos siempre presentes en todo su accionar.
La justicia se comprueba en las decisiones de los jueces y esa comprobación consta en los expedientes judiciales que, en grandes volúmenes, colman los archivos de las instalaciones judiciales, los que no solo se conservan en el Archivo Central que es la unidad orgánica donde van los documentos que superaron su vigencia, sino en todas las dependencias y ambientes de la administración de justicia. Esos documentos en primera instancia son útiles a sus titulares; sin embargo, más allá, son evidencia de la aplicación de la justicia que el ciudadano tiene derecho a conocer, por lo que la transparencia también les atañe. Por lo tanto, los expedientes judiciales son parte de la información que los magistrados están obligados a exhibir cuando el ciudadano así lo exige, con excepción de la información que por ley no es de acceso público.
Los expedientes judiciales son los documentos sustantivos del sistema judicial, pero como toda organización que se apoya en una administración, en el desarrollo de las actividades de justica se producen documentos de gestión administrativa que junto con estos se constituyen en documentación probatoria para vigilar, por la ciudadanía y los organismos de control competentes, el actuar de los jueces. En este contexto los documentos que se generan contribuyen en la lucha contra la corrupción, y obviamente son la fuente de información para una rendición de cuentas que sea capaz de mostrar las evidencias de la gestión judicial y administrativa realizada.
Asimismo, es importante el apoyo de los archivos en la tecnología informática para contar con su disponibilidad al momento y poder comunicarla a los interesados, así como para ejercer el control de los mismos en el actuar de los funcionarios. La gestión documental, actualmente, requiere de aplicaciones informáticas para ser eficiente y eficaz, así como para poder cumplir con los requerimientos del servicio de transparencia y rendición de cuentas en las actuaciones judiciales.
1 La UCSS es la única universidad en el Perú que brinda la carrera profesional de Archivística y Gestión Documental.