¿Cuáles son los avances en la archivística peruana?

 

Los documentos de archivo en soporte de papel o electrónico demandan atención profesional especializada. Son los archiveros, formados para tal fin, quienes asumen la tarea. Actualmente se suma al acervo documentario las páginas web de las organizaciones y los mensajes de las cuentas de redes sociales. En medio de todo esto la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos son el centro de atención de los archiveros cuando se opta por los archivos electrónicos. Ellos tienen que estar preparados para asumir estas nuevas formas de gestionar la información de los organismos públicos y empresas privadas.

 


Por: AÍDA LUZ MENDOZA NAVARRO
Coordinadora de la carrera profesional de Archivística y Gestión Documental UCSS

 
La Universidad Católica Sedes Sapientiae les brinda una formación acorde con esas exigencias laborales, de manera que los conocimientos recibidos los sitúe como profesionales idóneos para la atención de archivos en soporte de papel o en los nuevos soportes que nos ofrece la tecnología informática, sin dejar de lado el almacenamiento de la información en la nube que es un nuevo reto que se adiciona a los referidos, donde todavía hay mucho por investigar. Actualmente el proyecto internacional InterPares Trust (Canadá) en el que participan un gran número de investigadores de diversos países, viene realizando importantes hallazgos como resultado de las investigaciones. Se identifica, entre otros temas, la necesidad de legislación específica que prevea las condiciones de contratación de los servicios en la nube y las eventuales contingencias que pudieran presentarse en el servicio y uso de la información, teniendo en cuenta que la legislación no solo compete al ámbito nacional sino internacional desde el momento que el almacenamiento de la información puede estar localizado en múltiples lugares del planeta en un servicio al usuario que se mantiene las 24 horas del día.

Por el momento los volúmenes de documentos en soporte tradicional (papel) son enormes, el tránsito de un soporte a otro se produce progresivamente, digitalizando los documentos en soporte de papel e integrándolos en un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) donde se gestionan los documentos electrónicos de origen. El SGDEA debe gozar de todas las garantías de seguridad y requisitos funcionales para su implementación. Existen normas técnicas internacionales para este objetivo y vienen siendo aprovechadas satisfactoriamente. Podemos aplicar ISO 30300 y 30301 de gestión documental, ISO 27001 de seguridad de la información, ISO 19011 de gestión de auditoria, etc., Estas normas internacionales forman parte de los contenidos de los cursos de nuestros estudiantes en la UCSS. Los sistemas híbridos serán el resultado del manejo de documentos en soporte de papel y digital. Por el momento, no auguramos una situación cero papel, siempre habrá necesidad de considerar los documentos esenciales o de valor permanente en el soporte de papel, lo que no significa negarse a la aplicación de las TIC en la gestión documental, todo lo contrario considerando las múltiples ventajas que nos brindan.

Contar con una base legal archivística que comprenda las novedades tecnológicas para los archivos es una necesidad apremiante, a fin de facilitar su aplicación en las diversas modalidades y resultados de acuerdo con el desarrollo tecnológico.

Podemos afirmar que los avances archivísticos en los últimos años son sorprendentes en lo que se refiere a la aplicación de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) Si bien, los archivos peruanos de la administración pública aun trabajan con papel en gran porcentaje, poco a poco se van incorporando los documentos electrónicos de origen en la gestión documental. En la actividad privada, igualmente, se van modificando las formas de gestionar los documentos en cuanto al soporte, prefiriendo los digitales. En ambos sectores se consideran las ventajas de acceso y reducción de espacios en la conservación.

Se visualiza con mayor claridad el avance de la Archivística en el servicio de la información al ciudadano a través del e-gobierno, facilitando una series de trámites administrativos que es posible realizar desde un puesto de computadora sin tener que desplazarse a las oficinas públicas, pero los documentos previamente tienen que ser trabajados archivísticamente para su organización a fin que se permita ponerlos al servicio en un SGDEA y en Internet, que goce de las condiciones necesarias de seguridad para gestionar documentos auténticos, fiables e íntegros a fin de evidenciar el acto administrativo realizado.

Otro elemento para evaluar y poder medir el avance de la Archivística en nuestro medio es la formación del personal que se incorpora en los puestos de archivos en las organizaciones públicas y privadas. Es fundamental una formación que comprenda las bases archivísticas respecto de los principios, técnicas y métodos de archivos, los procesos archivísticos, etc., y sobre esa base aplicar las TIC y los requisitos funcionales archivísticos para documentos electrónicos, con las habilidades y conocimientos que la formación integral de nivel universitario en diez semestres académicos ofrece la UCSS.

Actualmente la Archivística y los archiveros manejan conceptos como la transparencia de la función pública y la rendición de cuentas, el gobierno abierto, los datos abiertos, etc. donde los documentos de los archivos son los actores principales porque sin los documentos estos conceptos no serían viables. El Perú como otros países asume compromisos con organismos internacionales como la Alianza para el Gobierno Abierto y viene haciendo grandes esfuerzos para su incorporación a la OCDE. Para estos propósitos la información de la gestión de gobierno es vital, en tanto todo acto administrativo queda registrado en los documentos de los archivos que se conservan en las organizaciones públicas y son evidencias para la transparencia, la rendición de cuentas y la lucha contra la corrupción. Por lo tanto, los archivos requieren de las mejores seguridades de custodia para la permanencia de la información.

Nuestros egresados están preparados para desempeñarse en todo tipo de archivo, ya sean públicos o privados, desde la pequeña a la gran empresa; siendo en todas necesaria la eficiente atención y protección de sus documentos. Su formación le permite a atender todo tipo de soporte de la información.

   

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